個人情報に関する公表文
（個人情報に関する公表文）
■個人情報の取扱いについて
１．当社が保有するお客様情報
賃貸物件の入居者様・連帯保証人様・入居者ご親族様・同居者様・緊急連絡者様・管理や媒介の委託を受けた不動産の所有者様その他権利者様、売買物件の所有者様及び購入者様・売却や購入の媒介の委託を受けた不動産の所有者様その他権利者様
２．当社が取り扱うすべての個人情報の利用目的
① お客様情報
・ご本人様確認、法定調書作成、賃貸借契約、使用貸借契約、連帯保証契約、管理委託契約、媒介契約、売買契約、業務委託契約、請負契約等の締結、履行、契約管理、契約後の管理のため。
・当社およびグループ会社からのサービスご案内のため。
② お取引先様情報
・契約締結、契約に基づく通知、請求、支払業務、維持管理のため。
・営業活動のため。
③ 当社の従業者情報
・人事労務、福利厚生、安全衛生などの管理及び付随する業務遂行のため。
④ 当社の採用応募者情報
・採用選考管理のため。
・面接日の連絡のため。
⑤ 特定個人情報(マイナンバー)
従業者のマイナンバー：番号法に定められた利用目的のため
物件売買者様のマイナンバー：法定調書作成のため
■共同利用に関する周知事項
当社は、以下の通り個人情報の共同利用を行います。
①共同して利用される個人情報の項目
・物件情報（名称、所在地、号室等）
・申込者、賃借人の情報（氏名、性別、国籍、生年月日、現住所、電話番号、勤務先情報、家族情報、法人契約においては代表者情報、担当者情報）
・物件の売買者の情報（氏名、生年月日、現住所、電話番号、法人契約においては代表者情報、担当者情報）
②共同して利用する者の範囲
・ゴールドスワンキャピタル株式会社
・ゴールドスワン北海道合同会社
③共同して利用する者の利用目的
・上記「２．当社が取り扱う個人情報の利用目的」と同様
④共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
・SwanStyle株式会社
神奈川県横浜市神奈川区台町13番地17日向ビル4階
代表取締役社長 清川 浩志
⑤取得方法
・当社の事業活動において取得した個人情報による
■保有個人データに関する事項の周知
当社で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。
ａ）事業者の名称
SwanStyle株式会社
神奈川県横浜市神奈川区台町13番地17日向ビル4階
代表取締役社長 清川 浩志
ｂ）個人情報保護管理者
管理者名：清川 浩志
所属部署：代表取締役社長
連絡先：045-577-0898
ｃ）全ての保有個人データの利用目的
上記「２．当社が取り扱う個人情報の利用目的」と同様です。
ｄ）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
SwanStyle株式会社 個人情報問合せ窓口
〒221-0834 神奈川県横浜市神奈川区台町13番地17 日向ビル4階
TEL：045-577-0898
受付時間： 9:00～18:00※
※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィークを除く
ｅ）認定個人情報保護団体
現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体はありません。
ｆ）保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き
1）開示等の求めの申し出先
開示等のお求めは、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。
2）開示等の求めに関するお手続き
①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。
③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。
3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。
①代理人である事を証明する資料
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
本人の委任状（原本）
＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
戸籍謄本
住民票（続柄の記載されたもの）
その他法定代理権の確認ができる公的書類
＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
後見登記等に関する登記事項証明書
その他法定代理権の確認ができる公的書類
②代理人様ご自身を証明する資料
運転免許証
パスポート
健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください）
住民票
4）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
1回のお求めにつき1,000円
（書面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）
ｇ）保有個人データの安全管理のために講じた措置
1）基本方針の策定
保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
2）保有個人データの取扱いに係る規律の整備
保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
3）組織的安全管理措置
①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
4）人的安全管理措置
①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
5）物理的安全管理措置
①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。
6）技術的安全管理措置
①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
以上